Henkilötietojen käsittelysopimus

1. Roolit

Huoltoliike on rekisterinpitäjä niille henkilötiedoille, jotka se tallentaa Fillo Workshopiin tai jotka kertyvät sen huolloista. Liike päättää, mitä tietoja se asiakkaistaan kerää ja mihin se niitä käyttää.

Fillo on henkilötietojen käsittelijä. Se käsittelee näitä tietoja vain liikkeen lukuun ja tämän sopimuksen mukaisesti.

Fillo on itse rekisterinpitäjä silloin, kun pyöränomistaja käyttää Oma Filloa tai fillo.fi-sivustoa omalla tilillään. Fillo on rekisterinpitäjä myös omassa asiakassuhteessaan liikkeeseen: se käsittelee liikkeen yhteys- ja laskutustietoja, tukipyyntöjä ja palvelun käyttötietoja omiin tarpeisiinsa. Näistä kerrotaan Fillon tietosuojaselosteessa (fillo.fi/tietosuoja).

Asiakkaan perustiedot (nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) ja hänen pyöränsä tiedot ovat palvelussa yksi yhteinen tietue, joka tunnistetaan sähköpostiosoitteesta. Sama tietue on käytössä, kun asiakas kirjautuu itse Oma Filloon tai asioi toisessa Filloa käyttävässä liikkeessä. Liike näkee asiakkaan vain, jos tällä on huolto liikkeessä tai liike on lisännyt hänet omaan asiakasrekisteriinsä. Huollot, viestit, hinnat, laskutustiedot ja liikkeen omat muistiinpanot näkyvät vain sille liikkeelle, jonka ne ovat.

2. Käsiteltävät tiedot ja rekisteröidyt

Tiedot koskevat liikkeen asiakkaita (pyöränomistajia ja yritysasiakkaiden yhteyshenkilöitä) ja liikkeen henkilökuntaa. Liikkeen lukuun käsitellään näitä tietoja:

• Asiakkaat: nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero; yritysasiakkaasta laskutustiedot (yrityksen nimi, Y-tunnus, laskutusosoite, verkkolaskuosoite ja maksuehto); liikkeen oma muistiinpano asiakkaasta.
• Pyörät: merkki, malli, tyyppi, väri, vuosimalli ja tekniset tiedot, sarja- ja runkonumero, kuvat ja muistiinpanot.
• Huollot: varaukset ja ajat, huollon tila, tehtävät, käytetyt osat, hinnat, asiakkaan antamat lisätiedot ja hyväksynnät, kuvat, maksun tila ja maksutapa, kuitit ja laskut.
• Viestit: liikkeen ja asiakkaan välinen chat, asiakkaalle lähetetyt sähköpostit ja tekstiviestit sekä tieto siitä, onko viesti toimitettu ja avattu.
• Henkilökunta: nimi, sähköpostiosoite, rooli, työvuorot ja työaikakirjaukset sekä loki siitä, kuka on tehnyt mitä.

Palvelua ei ole tarkoitettu arkaluonteisille tiedoille, kuten terveystiedoille tai henkilötunnuksille. Liike ei tallenna niitä palveluun.

3. Käsittelyn tarkoitus ja kesto

Fillo käsittelee tietoja vain tuottaakseen liikkeelle Fillo Workshopin toiminnot: varausten ja huoltojen hallinnan, asiakasviestinnän, kuitit ja laskut, raportit ja tuen.

Käsittely kestää niin kauan kuin liike käyttää palvelua ja päättyy kohdan ”Kun palvelun käyttö päättyy” mukaisesti.

4. Liikkeen ohjeet

Fillo käsittelee tietoja vain liikkeen ohjeiden mukaan. Ohjeita ovat tämä sopimus, käyttöehdot sekä ne valinnat, jotka liike tekee palvelun asetuksissa ja palvelua käyttäessään.

Fillo ei myy liikkeen asiakkaiden tietoja eikä käytä niitä omiin tarkoituksiinsa. Pyöränomistajan oma Oma Fillo -tili on eri asia: siinä Fillo toimii rekisterinpitäjänä (kohta ”Roolit”).

Jos Fillo katsoo, että liikkeen ohje on tietosuojalainsäädännön vastainen, se kertoo siitä liikkeelle.

5. Luottamuksellisuus ja pääsy tietoihin

Fillossa liikkeen tietoihin pääsevät vain ne henkilöt, joiden tehtävä sitä edellyttää, ja heitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Kun Fillon tuki auttaa liikettä, se voi avata liikkeen tilin lukutilassa. Tuki näkee silloin saman kuin liikkeen käyttäjä mutta ei voi muuttaa mitään, ja jokainen avaus kirjataan liikkeen toimintalokiin.

6. Tietoturva

Fillo suojaa tietoja muun muassa näin:

• Yhteydet palveluun on salattu (HTTPS).
• Liikkeen ja asiakkaan välisen chatin viestit tallennetaan salattuina (AES-256-GCM).
• Kirjautumiseen tarvitaan salasana ja sähköpostiin lähetettävä kertakäyttöinen koodi. Istunto vanhenee liikkeen asetuksissa valitun ajan kuluttua. Salasanat säilytetään vain tiivisteinä.
• Jokainen liike näkee vain omat tietonsa: palvelin hakee tiedot aina liikkeen tunnisteella, eikä selain lue tietokantaa suoraan.
• Liikkeen käyttäjillä on roolit. Osa toiminnoista, kuten tietojen lataaminen ja käyttäjien hallinta, on vain pääkäyttäjällä.
• Tärkeät tapahtumat kirjataan liikkeen toimintalokiin.
• Kirjautumisyrityksiä ja muita julkisia toimintoja rajoitetaan väärinkäytön estämiseksi.
• Tekoälytoimintoihin lähetettävästä tekstistä poistetaan asiakkaan tunnistetiedot ennen lähetystä (kohta ”Alihankkijat”).

7. Alihankkijat

Liike antaa Fillolle yleisen luvan käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä. Fillo vastaa alihankkijoidensa käsittelystä liikkeelle kuten omastaan ja tekee niiden kanssa tietosuoja-asetuksen edellyttämän sopimuksen. Tällä hetkellä alihankkijat ovat:

• Supabase: Tietokanta, tiedostojen (esimerkiksi kuvien) tallennus ja salasanojen säilytys. Kaikki liikkeen palveluun tallentamat tiedot.
• Vercel: Palvelimet, joilla Fillo Workshop toimii. Kaikki palvelun liikenne kulkee Vercelin palvelimien kautta.
• Resend: Sähköpostien lähetys: liikkeen asiakkailleen lähettämät viestit (esimerkiksi varausvahvistukset, muistutukset, kuitit ja laskut) ja käyttäjien kirjautumiskoodit. Vastaanottajan sähköpostiosoite ja viestin sisältö.
• Twilio: Tekstiviestien lähetys liikkeen asiakkaille. Vastaanottajan puhelinnumero ja viestin sisältö. Vain, kun tekstiviestit ovat käytössä.
• Anthropic: Tekoälytoiminnot: huoltoapuri, pyörän tunnistus kuvasta ja kulukuitin luku. Pyörän tekniset tiedot ja käyttäjän kirjoittama kuvaus sekä toiminnon mukaan kuva pyörästä tai kuitista. Fillo poistaa tekstistä ennen lähetystä asiakkaan nimen ja yhteystiedot sekä pyörän sarja- ja runkonumeron. Kuvan sisältöä Fillo ei pysty tarkistamaan. Vain, kun liikkeen käyttäjä käyttää näitä toimintoja.

Kun Fillo lisää tai vaihtaa alihankkijan, tämä luettelo päivitetään ja sopimuksesta tulee uusi versio, joka näytetään liikkeen pääkäyttäjälle hyväksyttäväksi. Jos liike vastustaa muutosta, se voi lopettaa palvelun käytön.

Nämä palvelut eivät käsittele liikkeen asiakkaiden tietoja Fillon alihankkijoina:

• SumUp: Korttimaksut kulkevat liikkeen oman SumUp-tilin kautta liikkeen ja SumUpin välisen sopimuksen mukaisesti. Fillo välittää SumUpille maksun summan, kuvauksen (esimerkiksi huollon nimen) ja viitteen, ei asiakkaan nimeä eikä yhteystietoja.
• Stripe: Käsittelee Fillon ja liikkeen välisen tilauksen maksut, kun palvelu muuttuu maksulliseksi. Liikkeen lukuun käsiteltäviä asiakastietoja Stripelle ei siirretä.
• Selainten ilmoituspalvelut: Jos liikkeen käyttäjä on sallinut ilmoitukset laitteellaan, tieto asiakkaan uudesta viestistä ja viestin alku toimitetaan laitteelle salattuna selaimen oman ilmoituspalvelun (esimerkiksi Applen, Googlen tai Mozillan) kautta.

8. Tietojen sijainti ja siirrot EU:n ulkopuolelle

Tiedot tallennetaan alihankkijoiden palvelimille. Fillo kertoo liikkeelle pyynnöstä, missä tietokanta ja tiedostot sijaitsevat.

Osa alihankkijoista on yhdysvaltalaisia yhtiöitä, ja tietoja voidaan käsitellä myös EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Silloin siirto tehdään tietosuoja-asetuksen mukaisella siirtoperusteella, esimerkiksi Euroopan komission vakiolausekkeilla tai EU:n ja Yhdysvaltojen Data Privacy Framework -järjestelyn nojalla.

9. Rekisteröityjen pyynnöt

Liike vastaa asiakkaidensa pyyntöihin, jotka koskevat esimerkiksi tietojen tarkastamista, oikaisemista tai poistamista. Liike voi itse katsoa asiakkaan tiedot ja korjata tämän yhteystietoja Fillo Workshopissa sekä ladata asiakkaansa ja huoltonsa tiedostoina.

Fillo auttaa pyynnöstä siinä, mihin palvelun toiminnot eivät riitä, esimerkiksi asiakkaan tietojen poistamisessa. Jos liikkeen tietoja koskeva pyyntö tulee suoraan Fillolle, Fillo ohjaa sen liikkeelle.

Pyöränomistaja voi itse poistaa Oma Fillo -tilinsä. Silloin hänen nimensä ja yhteystietonsa, hänen viestinsä ja liikkeen hänestä tekemä asiakaskortti (laskutustiedot ja muistiinpano) poistetaan kaikilta liikkeiltä. Huollot jäävät liikkeelle ilman asiakkaan tunnistetietoja, ja jo tehdyt laskut säilyvät sellaisinaan kirjanpitoa varten.

10. Tietoturvaloukkaukset

Jos Fillo havaitsee tietoturvaloukkauksen, joka koskee liikkeen lukuun käsiteltäviä henkilötietoja, se ilmoittaa siitä liikkeen pääkäyttäjälle ilman aiheetonta viivytystä. Fillo kertoo, mitä tapahtui, mitä tietoja asia koskee ja mitä sen korjaamiseksi on tehty, siltä osin kuin tämä on tiedossa.

Liike vastaa mahdollisesta ilmoituksesta tietosuojavaltuutetulle ja asiakkailleen. Fillo auttaa antamalla siihen tarvittavat tiedot.

11. Kun palvelun käyttö päättyy

Kun liike lopettaa palvelun käytön, Fillo sulkee liikkeen tilin: käyttäjätunnukset poistetaan käytöstä, liikkeen sivu ja ajanvaraus poistuvat näkyvistä ja automaattiset viestit asiakkaille pysäytetään. Sulkeminen ei vielä poista tietoja.

Ennen sulkemista liike voi ladata asiakkaansa ja huoltonsa CSV-tiedostoina. Fillo palauttaa pyynnöstä myös ne liikkeen lukuun käsitellyt henkilötiedot, joita lataus ei kata.

Fillo poistaa tai anonymisoi liikkeen lukuun käsittelemänsä henkilötiedot, kun liike sitä pyytää. Poisto tehdään toistaiseksi käsin, ja Fillo vahvistaa liikkeelle, kun se on tehty.

Poisto ei koske näitä tietoja:

• Pyöränomistajan oma Oma Fillo -tili ja siihen kuuluvat tiedot (yhteystiedot ja pyörät) jäävät hänelle itselleen. Niissä Fillo on rekisterinpitäjä.
• Tiedot, jotka Fillon on lain mukaan säilytettävä, säilytetään lain vaatiman ajan.

12. Tiedot ja tarkastukset

Fillo antaa liikkeelle pyynnöstä tiedot, joita liike tarvitsee osoittaakseen, että käsittely on tämän sopimuksen ja tietosuoja-asetuksen mukaista, ja vastaa liikkeen kysymyksiin käsittelystä. Tarkastuksen tekemisestä sovitaan erikseen.

13. Voimassaolo ja muutokset

Sopimus on voimassa niin kauan kuin Fillo käsittelee henkilötietoja liikkeen lukuun. Sitä muutetaan samalla tavalla kuin käyttöehtoja: uusi versio näytetään liikkeen pääkäyttäjälle hyväksyttäväksi.

14. Yhteystiedot

• Palveluntarjoaja: Fillo
• Sähköposti: tuki@fillo.fi
• Tietosuoja-asiat: tietosuoja@fillo.fi